Los 11 mejores trucos de Google Sheets: de novato a experto

Google Sheets (Hojas de cálculo de Google, en español) es una de las mejores alternativas a Excel. De hecho, considero que cuenta con algunas ventajas notables frente a la aplicación de Microsoft. La primera es que la mayoría de las fórmulas de Sheets son idénticas a las de Excel. Por otro lado, su funcionamiento en la nube es muy propicio para colaborar con otros usuarios. Sí, sé que Excel también se puede usar para colaborar, pero es que la suite de Google es muy rápida sincronizando cambios. Por otro lado, si no quieres pagar licencias, basta con una cuenta de Google para aprovechar todo su potencial. Con los 15 GB gratuitos que ofrece Google no vas a tener ni que pagar por Google One.

En los siguientes apartados te propongo un viaje por las funciones más interesantes de Google Sheets. En este caso, no me voy a centrar en el uso de las hojas de cálculo, sino en aquellos trucos que te permitirán sacarle más partido a esta aplicación. Si acabas de aterrizar en esta plataforma, quédate conmigo. Saldrás de esta publicación siendo un experto en las Hojas de cálculo de Google.

• Usa las tablas predefinidas para empezar
• También tienes plantillas
• Crea hojas de cálculo con una URL rápida
• Usa el formato de Excel con Hojas de cálculo
• Aprovecha los chips inteligentes
• Vincula un formulario a una hoja de cálculo
• Aprende a usar las macros
• Trabaja más rápido con los atajos de teclado
• Usa el formato condicional
• Aprende la sintaxis de las fórmulas
• Usa tus datos de forma más inteligente

Usa las tablas predefinidas para empezar

Google Sheets viene con un montón de tablas prediseñadas para ayudarte a empezar con tus nuevas hojas de cálculo. En función de cuáles sean tus objetivos, con unos pocos clics serás capaz de aplicar el diseño más conveniente a tus hojas de cálculo.

Las tablas prediseñadas son geniales para empezar a trabajar con Google Sheets. Lo mejor es que hay un montón de opciones

Para empezar a sacarle provecho a esta función, solo tienes que presionar en Insertar y, luego, hacer clic en Tablas. Entonces, abre los diferentes desplegables para visualizar todas las opciones que tienes ante ti. Si sitúas el cursor sobre cada una de las tablas, verás una implementación en la hoja de cálculo que te ayudará a entender cuál es su potencia y, sobre todo, si realmente te será útil.

Este es un truco poco conocido de Google Sheets, especialmente porque la compañía lo ha introducido recientemente. Sea como fuere, también es uno de los más útiles.

También tienes plantillas

Al hilo de lo anterior, también considero oportuno mencionar que Google Sheets cuenta con una colección de plantillas bastante completa. La verdad es que las tablas prediseñadas están muy bien para empezar, pero con las plantillas tienes toda la hoja de cálculo diseñada desde cero.

Las plantillas también están disponibles, aunque deberás elegirlas antes de crear la nueva hoja

Las plantillas se eligen desde el menú principal de Hojas de Cálculo, tanto en el navegador como en el móvil. Si estás en Android o iOS, cuando vayas a crear una nueva hoja, la app te preguntará si deseas elegir una plantilla. Por su parte, la versión para ordenadores te propone algunas plantillas en la zona superior, aunque puedes verlas todas si presionas en Galería de plantillas.

Sin duda, entre las tablas prediseñadas y las plantillas, no tienes que complicarte mucho para comenzar a sacarle partido a esta herramienta-

Crea hojas de cálculo con una URL rápida

Ojo a este truco, porque es uno de los más útiles que verás en este listado. Que yo sepa, Google ha comprado cinco dominios .new. Es posible que no supieras que estos dominios de Internet existen, pero Google sí, y lo mejor es que sabe cómo sacarles partido.

Con esta URL vas a poder crear nuevos archivos en Google Drive

Y es que puedes crear un nuevo documento de Google con tan solo escribir una de estas URL en tu navegador:

• doc.new / docs.new (nuevo documento de Google)
• sheet.new / sheets.com (nueva Hoja de cálculo de Google)
• presentation.new (nueva Presentación de Google)

Usa el formato de Excel con Hojas de cálculo

Google Sheets es perfectamente capaz de trabajar con archivos XLSX. Es verdad que utilizar el formato propio de la compañía tiene algunas ventajas, como la presencia de funciones adicionales o una velocidad de carga superior. Ahora bien, optar por el formato de Excel también cuenta con beneficios. El principal es que los archivos se sincronizan de forma completa con cualquier ordenador, facilitando las copias de seguridad.

Desmarca esta opción para evitar que Google convierta los archivos de Excel a su propio formato

Teniendo esto en cuenta, si acudes a Google Drive y entras en los ajustes, verás una opción que evita que los archivos Excel que subes se conviertan al formato propio de Google. Tienes que dejarla desmarcada en el apartado General, tal y como ves en la imagen superior.

Con todo, de forma nativa no es posible crear archivos XLSX desde Google Drive en el ordenador. La única opción es descargar las hojas de cálculo en el formato de Excel y subirlas a Drive después de desmarcar la opción que te comenté.

Curiosamente, en Android sí que vas a poder habilitar la opción de crear archivos XLSX en Hojas de cálculo. Tienes esta opción en el menú de ajustes.

Aprovecha los chips inteligentes

Los chips inteligentes llevan ya un tiempo en Google Docs y en el resto de las aplicaciones ofimáticas de la compañía. Solo hay que escribir una arroba (@) para que aparezca un listado con todos los elementos que es posible añadir a la celda.

Los chips inteligentes se añaden introduciendo una arroba (@)

Entre los diversos formatos que admiten los chips están las valoraciones, los desplegables, las fechas y los eventos del calendario. Si haces clic derecho y seleccionas Chips inteligentes en el menú contextual, aún verás más formatos. Por ejemplo, tal y como se ve en la imagen inferior, es posible agregar sitios de Google Maps.

Entre los muchos que hay, el que te permite agregar sitios de Google Maps es genial

Los chips inteligentes te ayudarán a añadir contenido dinámico a tus tablas y hojas de cálculo, así como enlaces a otros documentos y mucho más.

Vincula un formulario a una hoja de cálculo

Aquí va otro truquito para que conviertas Google Sheets en un contenedor de información. Es posible que ya conozcas Google Forms. Si no es así, aquí va una descripción rápida. Con Forms puedes crear formularios online para compartir con quien quieras. Por ejemplo, lo puedes utilizar para crear encuestas o formularios de contacto.

Vinculación de un formulario con una hoja de cálculo de Google Sheets

Lo más interesante es que desde Google Sheets es posible crear un nuevo formulario basándose en el contenido de la hoja de cálculo actual. Esta opción está en el menú de Herramientas. Adicionalmente, cuando estés creando tu nuevo formulario, también dispones de la opción de vincularlo a una hoja de cálculo. De esta manera, toda la información que recibas a través del formulario se guardará en una hoja de cálculo. Esto te permite trabajar con los datos, creando filtros, gráficos o estadísticas.

Aprende a usar las macros

Te explico rápido qué son las macros. Básicamente, hablamos de secuencias de instrucciones o comandos que automatizan tareas repetitivas en Google Sheets. Por ejemplo, te permiten grabar una serie de acciones y luego reproducirlas con un solo clic, asociándolas a un botón o un enlace.

Las macros son especialmente útiles en el manejo de grandes volúmenes de datos, ya que pueden realizar cálculos, formatear información o generar informes de manera rápida. Pero también te ayudarán en proyectos más pequeños en los cuales sea necesario repetir una y otra vez la misma acción.

Google Sheets también tiene macros

Pues bien, aunque es una función que se asocia con Excel, Google Sheets también cuenta con la posibilidad de grabar macros y ejecutarlas posteriormente. Dispones de esta opción en Extensiones. Por cierto, no la verás disponible si trabajas sobre un archivo XLSX en vez de con uno que tenga el formato nativo de Google.

Trabaja más rápido con los atajos de teclado

Trabajar en Google Sheets sin levantar las manos del teclado es posible. Y es que, como pasa con los atajos de teclado de Windows 11, esta plataforma también cuenta con un montón de combinaciones para trabajar más rápido. Aquí tienes las más importantes:

• Seleccionar columna → CTRL + ESPACIO
• Seleccionar fila → MAYÚS + ESPACIO
• Seleccionar todo → CTRL + A
• Deshacer → CTRL + Z
• Rehacer → CTRL + Y
• Buscar → CTRL + F
• Copiar → CTRL + C
• Cortar → CTRL + X
• Pegar → CTRL + V
• Pegar solo los valores → CTRL + MAYÚS + V
• Negrita → CTRL + B
• Cursiva → CTRL + I
• Insertar enlace → CTRL + K
• Insertar hora → CTRL + MAYÚS + ;
• Insertar fecha → CTRL + ;
• Ir al principio de la hoja → CTRL + INICIO
• Ir al final de la hoja → CTRL + FIN
• Cambiar nombre de hoja → ALT + 1
• Dar formato de moneda → CTRL + MAYÚS + 4
• Dar formato de porcentaje → CTRL + MAYÚS + 5
• Borrar formato → CTRL + \
• Rellenar hacia abajo → CTRL + D
• Rellenar hacia la derecha → CTRL + R
• Abrir historial de revisiones → CTRL + ALT + MAYÚS + H
• Insertar una hoja nueva → MAYÚS + F11

Usa el formato condicional

Aquí va otro concepto importante que debes conocer. Me refiero al formato condicional. En pocas palabras, esta herramienta modifica el aspecto de una celda o rango de celdas en función de su contenido. Por ejemplo, imagina que quieres que las celdas de un listado sean rojas si dentro has escrito NO y verdes si dentro has escrito SÍ. El formato condicional te permite hacerlo, lo cual simplifica mucho la visualización de datos.

El formato condicional te ayuda a destacar datos de forma inteligente

Accede a las opciones del formato condicional desde el menú Formato. Luego, selecciona las celdas a las que se aplicarán las reglas y añade los parámetros que consideres. Verás que Google Sheets te propone algunos condicionantes. Sin ir más lejos, en la imagen superior se aprecia la opción Dar formato a celdas si… la celda no está vacía. Elige la que más te convenga.

Aprende la sintaxis de las fórmulas

Veamos ahora otro de esos trucos simples que te permitirán mejorar en el uso de Google Sheets. Cuando empiezas a introducir una fórmula con el símbolo igual (=), en la parte inferior aparece un listado con todas las posibles coincidencias. Por ejemplo, si escribes =SU, en listado aparecerán todas las fórmulas coincidentes, como SUMA.

Cuando vayas a añadir una nueva fórmula, podrás ver su sintaxis

Esto ya es bastante útil, especialmente si quieres localizar nuevas fórmulas que no conoces. Ahora bien, lo mejor es que, una vez has elegido la fórmula que deseas agregar, Google Sheets te indicará su sintaxis. De este modo, sabrás cómo debes construirla para que funcione realmente.

Usa tus datos de forma más inteligente

Una de las últimas funciones en llegar a Google Sheets es el borrado de duplicados. Cuando las cosas se vayan complicando en tus hojas de cálculo, es posible que aparezcan datos duplicados.

Evita los datos duplicados con esta herramienta

Si acudes al menú Datos, verás la opción Borrado de datos. Allí hay una herramienta para eliminar aquellos datos que están duplicados. Además, en este mismo menú hay otras funciones para extraer conclusiones a partir de la información que contienen tus hojas de cálculo. Sin ir más lejos, tienes Estadísticas de columna, que te permite conocer valores únicos, número total de filas, valor máximo y otros datos rápidamente de la columna seleccionada.