Aumenta la seguridad de tus documentos de Google con estos consejos
Una de las herramientas más útiles de Google es Documentos, el procesador de textos que te permite editar, compartir y guardar documentos con gran facilidad. Puedes también hacerlo desde el móvil utilizando la app Documentos, una de las muchas aplicaciones de Google que puedes instalar en tu Android.
Como ya mencionamos en la guía de seguridad de Chrome, las medidas de protección de Google no son infalibles, por lo que tú también debes poner de tu parte para proteger tus documentos. Para ayudarte, vamos a darte algunas recomendaciones para aumentar la seguridad de la información que guardas en Documentos.
4 consejos para aumentar tu seguridad al usar Documentos de Google
Evitar compartir un documento a través del link
Los documentos que creas y almacenas en Google son seguros hasta que tienes que compartirlos con otros usuarios, algo que ya amenaza la seguridad de los mismos. Para colaborar con otras personas en un documento tienes dos opciones: compartirlo por link o de forma individual, introduciendo sus correos electrónicos.
La diferencia entre ambos casos es clara porque, en el caso del enlace, cualquiera que lo tenga podrá acceder al documento, mientras que, en el caso del correo, solo el usuario al que has invitado podrá colaborar en el documento. Obviamente, compartir un archivo de Documentos mediante link es más peligroso, porque no puedes controlar quién lo ve.
Por esta importante razón, te aconsejamos evitar lo máximo posible utilizar la opción del link para compartir tus documentos de Google. En caso de que el otro usuario con el que debes trabajar no tenga cuenta de Google, puedes descargar el archivo como un documento de Microsoft Word y enviárselo por correo.
Usar Grupos de Google para dar acceso a mucha gente
Compartir documentos mediante link es una opción muy útil cuando debes colaborar con muchos usuarios y no quieres mandarles las invitaciones uno por uno. Sin embargo, debes saber que hay una opción que te permite compartir los documentos con un gran grupo de usuarios sin que ello ponga en riesgo la seguridad de los mismos.
Grupos de Google es una herramienta de la compañía que te permite crear un grupo online con las personas con las que vayas a trabajar para poder organizar debates y reuniones, enviar correos electrónicos y colaborar en documentos y proyectos.
Proteger la seguridad de tu cuenta de Google es clave para la privacidad de tus documentos
De esta forma, cuando tengas que compartir un documento entre todos los miembros del grupo, no tienes que escribir uno a uno sus correos electrónicos, tan solo debes introducir la dirección del correo común del grupo y así se compartirá el documento con todos sus integrantes.
Usar Grupos de Google no protege la seguridad de tus documentos compartidos para siempre, debes seguir tomando una serie de medidas. Por ejemplo, cuando alguien abandona el grupo, recuerda eliminarle del mismo para que deje de tener acceso a los documentos.
Proteger la seguridad de tu cuenta de Google
De nada sirve preocuparte por mantener seguros tus documentos si no te preocupas también por hacer lo mismo con tu cuenta de Google. Debes tener muy presente que esta es una vía de acceso clave a toda la información que guardas en Documentos por lo que, si alguien entra en tu cuenta, tendrá acceso directo a estos.
Para proteger tu cuenta de Google, debes empezar por elegir una contraseña complicada, evitando las típicas como "12345". Además, utiliza la verificación en dos factores que ofrece desde hace algún tiempo la compañía, y que añadirá una capa de seguridad extra a tu cuenta. Dentro de la doble autenticación, tienes la posibilidad de usar llaves de seguridad como la propia de Google, en venta por 40 dólares.
Evitar que los demás editores modifiquen el acceso
Cuando compartes un documento con otros usuarios, y de forma predeterminada, permites que los invitados puedan modificar el acceso e invitar a más personas a la edición del archivo. De esta forma, pierdes el control del documento, que puede acabar en manos equivocadas.
Por esta razón, te recomendamos limitar las posibilidades del resto de editores del documento. Para ello, cuando vayas a compartirlo, selecciona la opción Avanzado, en la esquina inferior derecha de la ventana. Ahí podrás habilitar las casillas "Evitar que los editores cambien el acceso y añadan nuevos usuarios" y "No permitir descargar, imprimir ni copiar elementos a lectores ni a comentadores", que limitan los derechos de los usuarios a los que invites al documento.
Con todas estas prácticas, la seguridad de tus documentos de Google aumentará sin ninguna duda. Así, lograrás que toda la información que guardas en ello siga siendo personal, y solo accedan a ella y la editen los usuarios que tú elijas personalmente.
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