Qué apps tendrás que instalar para trabajar en 2026 si eres autónomo y te afecta VeriFactu

Cuenta atrás para VeriFactu, que a partir de 2026 exige nuevas obligaciones relacionadas con la factura electrónica y con este nuevo sistema a todos los trabajadores autónomos de España. La factura electrónica es un documento facturado en formato digital que cumple los mismos efectos legales que una factura en papel, pero que se emite, envía y conserva de forma electrónica. Desde hace años se impulsa su uso en España, sobre todo en relaciones entre empresas (B2B) o con la Administración, pero el salto fundamental viene con el nuevo sistema VeriFactu.

El objetivo es simple: garantizar que todas las facturas emitidas queden registradas de forma íntegra, inalterable, trazable y accesible para la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), evitando dobles contabilidades, facturas fantasmas o manipulación de los sistemas de facturación.

En concreto, la normativa exige que los sistemas informáticos de facturación (SIF) cuenten con mecanismos de seguridad como hash, firma electrónica, códigos QR, registro de eventos y conservación de los registros durante al menos cuatro años. De este modo, el cambio no es solo tecnológico, sino también fiscal: quien facture deberá hacerlo mediante un sistema adaptado al sistema VeriFactu o a un modelo equivalente conforme al reglamento.

• ¿Qué es VeriFactu y para quién aplica?
• ¿Cuál es el calendario de implantación de VeriFactu para empresas y autónomos?
• ¿Qué apps homologadas voy a tener que instalar o contratar si eres autónomo?
• ¿Qué deberías instalar tú como autónomo y en qué momento?
• ¿Cómo te afecta VeriFactu y las facturas electrónicas si eres autónomo?

¿Qué es VeriFactu y para quién aplica?

VeriFactu no es una aplicación concreta, sino un marco regulador que define cómo deben funcionar los sistemas de facturación que utilizan empresarios y profesionales en España. En efecto, este sistema está regulado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el reglamento sobre los requisitos de los sistemas informáticos de facturación.

Para que se entienda mejor: el sistema VeriFactu exige que los programas de facturación que se usen estén adaptados para emitir facturas verificables, con registro electrónico, que sean difíciles de modificar y que permitan la trazabilidad ante la AEAT.

La AEAT ofrece dos modalidades: la modalidad “VERIFACTU” con envío directo y automático de los registros de facturación a la AEAT, y la modalidad “NO VERIFACTU” en la que los registros se conservan en el emisor, pero con requisitos adicionales de seguridad.

¿Quiénes deben adaptarse? Todas las empresas y autónomos que emitan facturas mediante un sistema informático de facturación, salvo excepciones contempladas (como actividades exentas, regímenes especiales, territorios forales, etc.).

¿Cuál es el calendario de implantación de VeriFactu para empresas y autónomos?

El calendario es muy relevante para quien trabaja por cuenta propia: a partir del 1 de enero de 2026 la obligación de disponer de un sistema adaptado recae sobre las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades (empresas grandes). A partir del 1 de julio de 2026 la obligación se extiende al resto de profesionales, pymes y autónomos que emitan facturas.

Es importante recalcar que quienes emiten facturas de forma ocasional o con sistemas manuales (por ejemplo impresiones en Word/Excel) pueden quedar fuera de la obligación, salvo que usen un software de facturación que genere registros electrónicos.

¿Qué apps homologadas voy a tener que instalar o contratar si eres autónomo?

Si eres autónomo y emites facturas con un programa informático de facturación, tendrás que asegurarte de que ese software esté adaptado al sistema VeriFactu. Aquí tienes algunos ejemplos y qué podrás hacer:

• Quipu: Es una solución orientada a autónomos que ya figura entre los softwares adaptados a VeriFactu.
• Holded: Plataforma cloud que ofrece facturación, contabilidad y está preparada para VeriFactu.
• Facturas Billin: También adaptada al sistema VeriFactu; en su comunicación señala estar homologada para el cumplimiento de la normativa.
• Contasimple: Opción sencilla para autónomos que incluye facturación y está preparada para VeriFactu, incluso con modalidad gratuita para empezar.

Al elegir software, asegúrate de que cumpla los siguientes requisitos técnicos mínimos: integridad de los registros, trazabilidad, inalterabilidad, generación de código QR, posibilidad de exportar los registros y conservación de los datos.

También conviene que el proveedor del software haya emitido una “declaración responsable” de que su sistema cumple los requisitos regulados por el reglamento.

¿Qué deberías instalar tú como autónomo y en qué momento?

Si eres autónomo y actualmente usas un programa de facturación sencillo o incluso emites facturas con Excel, aquí tienes unos cuantos consejos. Revisa tu sistema actual, comprueba si el software que utilizas está adaptado al sistema VeriFactu o si emite facturas en un formato digital que cumple los requisitos de integridad, trazabilidad e inalterabilidad.

Contrata o adapta un software homologado: si tu solución actual no cumple, contrata uno adaptado (como los ejemplos anteriores) antes del 1 de julio de 2026 para evitar riesgos y selecciona la modalidad, es decir, decide si vas a optar por la modalidad VeriFactu (envío directo a la AEAT) o no (conservación interna con mayores exigencias).

Asegúrate también de que tu software genera códigos QR, utiliza hash, registra el evento de emisión/anulación, permite exportar los datos y conserva los registros. Todo debe estar operativo bien antes de la fecha. Dado el impacto, también es recomendable que desde ya te coordines con tu asesor fiscal para que el día uno de la obligatoriedad no te pille desprevenido.

¿Cómo te afecta VeriFactu y las facturas electrónicas si eres autónomo?

La pregunta clave de qué es VeriFactu se responde así: es el sistema que regula cómo deben operar los sistemas de facturación en España para que cada factura esté verificada, inalterable, trazable y accesible a la AEAT.

A partir del 1 de julio de 2026 los autónomos que emitan facturas mediante software de facturación deberán estar adaptados. Esto implica contratar o actualizar una app homologada para cumplir con los requisitos técnicos y fiscales. No se trata solo de usar factura electrónica: se trata de emplear un sistema completo de facturación verificable según la normativa. Si eres autónomo, conviene anticiparse ya, revisar tu programa actual y dar el paso hacia una solución preparada para VeriFactu.